Vikingbus gik fra mavefornemmelser til datadrevet drift
I kølvandet af en større konsolidering – i en branche med store krav til kapacitetsudnyttelse og omkostningskontrol – havde Vikingbus behov for samle alle deres data og bygge et skalerbart fundament for deres beslutninger.
Vækst skabte behov for overblik og skalerbarhed
Med en samlet flåde på over 1000 køretøjer, der årligt tilbagelægger 57.000.000 km, kørt og koordineret af 1.900 medarbejdere, der tilsammen leverer en omsætning på over 1,3 milliarder, taler tallene for sig selv. Vikingbus er i dag Danmarks førende busselskab og en særdeles imponerende virksomhed.
Vejen dertil er gået via en målrettet konsolidering af den danske busbranche, hvor mere end 20 lokale operatører over de seneste år er blevet samlet i én koncern.
Ambitionen har hele tiden været lysende klar: At bevare lokal forankring – med sans for detaljen og fokus på bæredygtighed - og samtidig opbygge en stærkere og mere professionel organisation.
Claes Olsen, der er Head of Finance i Vikingbus fortæller: ”Det er klart, at med så mange busser og medarbejdere fordelt over hele Danmark er driften i høj grad et spørgsmål om præcision og effektivitet. Vi opererer i en meget driftsnær forretning, hvor punktlighed, kapacitetsudnyttelse, omkostningskontrol og kvalitet er helt afgørende for at skabe resultater – og hvor selv små tilpasninger kan have stor effekt på bundlinjen”.
Se video om Vikingbus' løsning
De rigtige beslutninger kræver data
Konsolideringen stillede i sagens natur krav til graden af overblik og muligheden for at kunne styre forretningen på en ensartet og rentabel måde. En så stor transformation krævede også et skalerbart og super effektivt setup, og sideløbende spillede også ESG-krav og ønsket om en bæredygtig virksomhed en større og større rolle.
Claes Olsen fortæller: ”Det er klart, at med en virksomhed i den her størrelse, har du brug for indsigt for at kunne træffe de rigtige beslutninger. Tidligere havde man en god mavefornemmelse at navigere efter – og den var selvfølgelig sjældent helt gal - men med over 1000 busser, er du nødt til at have data. Udfordringen var derfor at samle alle de nødvendige data og bygge et skalerbart fundament, så vi hele tiden havde det nødvendige overblik og kunne træffe de rigtige beslutninger”.
En partner, der forstod forretningen
Dermed stod opgaven klar, og Vikingbus valgte NORRIQ som rådgiver og samarbejdspartner.
”Valget faldt på NORRIQ, fordi vi allerede havde gode erfaringer med dem fra tidligere og fordi, de havde den bedste forståelse for vores forretning”, fortæller Claes Olsen. ”De foreslog en teknisk stærk og robust løsning, og havde en fin fornemmelse for den balance, der er imellem, at det på den ene side er en kompleks og tidskrævende opgave, men at der på den anden side også skal noget tempo på”.
Løsningen blev en dataplatform
NORRIQ har leveret en dataplatform, der samler data på tværs af virksomhedens systemer og stiller dem til rådighed i en fælles platform, som Vikingbus bruger aktivt i deres Power BI-løsning. I alt henter løsningen data fra 11 forskellige kildesystemer – herunder ERP (Business Central), HR, løn, vagtplanlægning, rute- og stamdata mm.
Med løsningen har Vikingbus et solidt fundament for at arbejde mere datadrevet og langt bedre indsigt i, hvordan forretningen udvikler sig i en hurtigt omskiftelig hverdag, samtidig med at de kan skalere på tværs af et komplekst og varieret systemlandskab.
Fra rapportering til styring
Med andre ord har Viking bus nu et reelt beslutningsgrundlag – ikke kun bagudskuende, men også fremadrettet. Og det kommer tydeligt til udtryk i deres måde at træffe beslutninger på, alle større beslutninger understøttes i sidste ende af data.
Derudover er data gjort operationelt gennem faste ledelsesrytmer. Vikingbus gennemfører månedlige business reviews, hvor hvert forretningsben analyseres systematisk:
“Her arbejder vi ud fra en fastlagt rapporteringspakke, så alle kender rapporterne og designet, og derved kan vi zoome ind på konklusionerne med det samme”, fortæller Claes Olsen. ”Det skaber en fælles referenceramme og gør dialogen meget mere konkret og handlingsorienteret.”
Fremover skal Vikingbus integrere deres data endnu dybere i både den daglige ledelse og de strategiske beslutninger, fx via skarpere kapacitetsstyring, styring af salgsafdelingens booking pace og øget brug af running forecasts.
”Vi arbejder simpelthen med data på en helt anden måde nu, og er også i fuld gang med at gå fra rapportering til egentlig styring. Når vi kan se udfordringerne før de opstår og kan agere - i stedet for kun at reagere. Det er dér kræfterne i det her virkelig begynder at kunne mærkes.”
Der arbejdes også på at gøre rapporteringen mere relevant for flere i organisationen gennem klarere drifts-KPI’er, som alle lag af organisationen kan bruge til at skabe ét fælles sprog for performance. Power BI skal ikke kun være et værktøj for ledelsen: “Lige nu er PowerBI primært et management-tool, men vi ønsker at gøre det til et dagligt værktøj for endnu flere kollegaer, fx disponenter, planlæggere og øvrige front-line medarbejdere”, fortæller Claes Olsen. ”På sigt skal det fungere som et dagligt styringsredskab for bl.a. timeforbrug, kapacitetsudnyttelse og sygefravær”.
Svære valg bliver lettere på et stærkt grundlag
Den datadrevne tilgang har altså gjort beslutninger lettere, og det gælder ikke mindst de svære. Claes forklarer: “På baggrund af data står mange ting bare langt mere klart. Også de mere svære, men nødvendige beslutninger. På baggrund af indsigt har vi fx nedlukket koncepter, frasolgt dele af forretningen, sagt farvel til store kunder og urentable kørsler. Det er jo ikke sjove beslutninger, men vi har simpelthen en helt anden ro i maven i dag, når vi vælger og prioriterer”.
Spurgt til et godt råd til andre virksomheder i en lignende situation svarer Claes Olsen konkret og forretningsorienteret: “Hav en ambitiøs plan, start simpelt, tænk forretning før teknik og accelerer løsningen hurtigt, men sikkert. Undgå at overvælde forretningen… Og så vælg den rigtige partner.”
Et godt råd, vi hermed giver videre.
Claes Olsen, Head of FinanceHead of Finance
Vikingbus
Vil I høre mere?
Book en uforpligtende snak med en IT-forretningskonsulent